礼品生命周期政策
机构进步捐赠生命周期政策
政策声明
这项政策规定了由BET体育平台机构进步办公室内的先进财务（AF）团队处理的礼品的程序，捐赠者权利，文件要求和法律遵守。 这份文件描述了一份礼物的过程，从最初的收到到在学生会计办公室（以前称为会计办公室）和商务办公室的最后步骤。 最后，本政策概述了授权的BET体育平台工作人员可获得的具体礼品信息以及接收该信息的时间表。 有关礼品如何使用和特定资金的当前余额的更多信息，请联系商务办公室。
政策原因/目的：
- 为处理BET体育平台收到的任何和所有慈善礼物提供标准
- 确保内部和外部人员了解收到礼物后如何处理
- 确保管理先进财务团队的政策和流程的一致性应用
遵守法律、学院政策和高等教育标准
所有给予BET体育平台的慈善捐赠将按照以下规定接受：(a)《国内税收法》和适用的国税局有关慈善捐赠的规定； (b)与发放财政援助有关的所有适用的教育部规则(c)所有BET体育平台治理文件和学院政策和程序； (d)有关筹款和高等教育的所有适用法律法规。 BET体育平台机构进步致力于遵循高等教育专业组织接受礼物的公认标准，例如教育进步和支持委员会（CASE）推荐的标准。
捐款人权利法案
机构发展的BET体育平台办公室订阅，并维护 捐款人权利法案.
本声明全文由美国筹款顾问协会（AAFRC）、医疗慈善协会（AHP）、促进和支持教育委员会（CASE）和筹款专业人员协会（AFP）共同制定，并于1993年11月通过。
慈善事业是建立在为共同利益而自愿行动的基础上的。 这是一种给予和分享的传统，对生活质量至关重要。 为确保慈善事业得到社会公众的尊重和信任，并确保捐赠者和潜在捐赠者对他们所支持的非营利组织和事业有充分的信心，我们声明所有捐赠者都有以下权利：
- 了解组织的使命，组织打算如何使用捐赠的资源，以及组织有效地将捐赠用于其预期目的的能力。
- 被告知组织管理委员会成员的身份，并期望董事会在其管理职责中做出审慎的判断。
- 有权查阅该组织最近的财务报表。
- 为了确保他们的礼物将被用于他们被给予的目的。
- 得到适当的承认和认可。
- 确保有关其捐款的资料在法律规定的范围内得到尊重和保密处理。
- 期望与捐赠者感兴趣的组织的代表个人的所有关系都是专业性质的。
- 了解寻求捐赠的人是志愿者、组织雇员还是聘请的律师。
- 有机会从组织可能打算共享的邮件列表中删除他们的名字。
- 在捐款时可以自由地提出问题，并得到及时、真实和坦率的回答。
当礼物离开捐赠者的手会发生什么？
所有慈善捐款应立即送交学院发展处或学生会计处出纳，并附上注明捐款用途的现金汇款表格。 收到捐款后，程序如下：
对支票进行复核，确保收款人、法定签字线和法定书面金额记录正确。 审核后，在一个工作日内收到的任何捐款和文件将被批量处理，并与预付款财务团队共享，以便进行适当的处理、支付和存放。
一旦预付款财务收到副本，捐款将被输入机构预付款数据库（Slate），并将捐款应用于法定捐赠者（签名支票或在线提交捐款的个人）的记录； 如适用，除非另有说明，相关配偶也可获得软信贷。 如果资金来自捐赠者建议基金，则法定信贷将给予收到支票的机构，软信贷将给予所附信函中指定的家庭基金。
当收到捐款时，先期财务会检视所有与捐款一同收到的文件，以协助确认捐献人的捐献意图； 这通常可以在支票的备注栏上找到，或者在捐款的附件中指定。 当捐献进入Slate时，机构提升会将确保该捐献的基金或指定与捐献时所提供的捐赠人意愿相符。 然后，在捐款进入系统后的三到五个工作日内，先进财务团队将收到捐赠者。 任何通过信用卡，PayPal， Venmo或银行转账通过在线捐赠表格收到的捐款都会在收到的当天收到。 BET体育平台收到的其他礼品车辆（库存，ACH，实物礼品，马匹等）遵循本政策中规定的相同处理准则。
捐赠的任何文件都会被扫描并上传到记录数据库，以确保有一种备份形式，如果有任何关于捐赠意图的问题可以参考。
在完成向Slate输入捐款后，将生成一份报告并发送给学生会计办公室以核实存款总额。 一旦审核完成，学生会计处将把礼品输入由商务处支出跟踪系统控制的相应收入账户。
*根据学生会计办公室和商务办公室的程序，所有支票必须在收到后24小时内存入。 一旦预付款财务收到通知，捐款将在72小时内处理，除非发生不可预见的问题（例如不知道捐款的用途，不正确的收款人信息）。 在某些情况下，例如在财政年度结束和日历年度结束时，可能适用这些规则的例外情况。
如果收到捐款却没有明确指出捐款的来源，则先进财务小组将采取一些行动，以尝试确定捐助者。
- 该团队将试图追踪捐款的来源（即，它是通过美国邮政吗？） 是来自某个部门吗？)
- 如果礼物是邮寄来的，AF将尝试追踪原始信封，如果它还没有收到支票副本。
- 如果捐款来自校园内的其他团体，AF将与他们联系，看看他们是否可以提供任何额外的信息。
- 先进性财务小组还将与机构先进性办公室核实是否有任何礼品干事或工作人员知道收到了这笔捐款。
- 作为最后的手段，并且只有在所有其他方法都失败的情况下，捐款才会在我们的数据库中以“匿名”的形式存档，直到我们能够确定将其应用于正确的捐赠者。
如果收到捐款，捐赠人没有说明他们希望使用捐款的意图，那么先进财务团队首先查看捐赠人的捐赠历史。 如果捐赠人的全部捐赠历史都归于单一基金，他们的新捐赠也将归于该基金，（即他们在数年内总共捐赠了30件礼物，这些礼物都指定给了BET体育平台基金）。 如果捐献人的历史记录包含多于一笔基金，进步团队将会要求一位捐赠官员与捐献人联系并确认该捐赠的指定。 在这个时候，捐赠被放置在一个临时持有基金中，在捐赠者的意图得到确认之前，该基金与任何其他账户无关。
如果捐赠官员在多次尝试后仍无法与捐款人联系，则预付款财务团队将在两周内不采取进一步行动； 如果在这段时间之后，仍然没有解决问题，该捐赠将被应用于捐献人所捐献的最后一个指定。 如果捐献人在两周后联系捐赠官员并提供不同的指定，先期财务团队将取消并重新存入该捐赠，并将其指定为新的指定。 如有例外情况，请参阅《捐赠人持有基金指引》。
部门捐赠报告和与部门共享的捐赠者信息：
自2022年11月1日起，进步金团队已重新启动自动化月度部门礼品报告，该报告将发送给部门主席和教练。 这些个人可以指定其他接受者。 这份报告在每个月的第一个日历日发给有关各方，目的是加强这些资金捐助者的管理程序。
虽然机构进步办公室感谢每位捐赠者的捐赠，但希望院系能够向捐赠者提供更具体的信息，说明他们的捐赠如何产生影响，如何影响当前和未来的学生。
这些报告提供了几项资料：
- 累积捐赠金额：本财政年度（7月1日至6月30日）的总金额为指定金额。
- 礼品日期：礼品进入我们系统的日期； 它可能与学院收到礼物的日期或支票上的日期不完全相符。
- 参考ID：这是分配给每个捐赠者的唯一号码，用于在我们的系统中识别他们。
- 名称：这是基金的名称； 有些报告会附有一个以上的名称（即男子和女子游泳和跳水）。
- 匿名：如果捐献人表示有意保持匿名，本栏将被标记，并且不会提供有关捐献人的其他信息。
- 捐赠类型：（如校友、现任或前任家长、现任或前任教职员工、社区成员等）。
- 邮寄姓名：捐赠者的正式姓名（即约瑟夫先生和简·史密斯夫人）。
- 随意的名字：这是捐赠者喜欢的名字（例如Joe和Jane）。
- 联系信息：捐赠者的地址，电子邮件和/或电话号码，如果有的话。
- 排除事项：可以根据捐赠者的请求将联系人排除事项输入捐赠者记录； 如果适用，这些例外情况包括在报告中。 如果有“所有电子邮件联系人”排除，请不要通过电子邮件联系捐赠者； 类似的排除也可能出现在电话和邮政邮件中。 我们有些捐助者喜欢以特定的方式与我们联系，听取他们的要求可以确保与他们建立公开和诚实的关系。 被排除在“所有联系人”之外的捐献人将不会以捐献人的身份出现在您的捐献报告中，但捐献金额将会显示在您的累积总额中。
- 贡品：这将说明礼物是为了纪念或纪念另一个人。
- 礼品收据注释：如果捐献人对如何使用他们的礼物有任何说明，这些注释将出现在这部分。
- 礼品范围：根据CASE标准，接收部门不会接收单个金额，因为这会破坏捐赠者的机密。 因此，每件礼品都有三个礼品系列提供给接收部门：
- ≤ $100
- $101-$1,000
- > $1,000
*请注意：如果捐献人自愿向本部门披露捐赠金额，这是由捐献人自行决定的，不属于机构进步办公室的责任范围。
关于这项政策的问题
如果您对本政策或适用于advance Finance的程序有任何问题，意见或疑虑，请随时发送电子邮件 (emailprotected) 或致电517-629-0956。
理事机构：advance Finance
最后更新：3/27/23